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  15.12.2015
15.12.2015

GoBD- Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Seit dem 01.01.2015 gelten die neuen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Diese wurden in einem mehrseitigen mit 184 einzelnen Punkten versehenen Rundschreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) konkretisiert. Sie sollen dem Einzug der digitalen Datenverarbeitung in die Unternehmen Rechnung tragen und beinhalten eine wesentliche Verschärfung für die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung. So kann bei einigen Steuerpflichtigen sogar eine grundlegende Umstellung der aktuellen Buchführungssysteme erforderlich werden. Bereits heute ist abzusehen, dass in zukünftigen Betriebsprüfungen vermehrt auch die Einhaltung der GoBD geprüft werden wird.

Die GoBD gelten uneingeschränkt für alle selbständigen Tätigkeiten. Damit müssen diese nicht nur von buchführungspflichtigen Steuerpflichtigen befolgt werden, sondern auch von den sogenannten Einnahmeüberschussrechnern (Ärzte, Anwälte, Kleingewerbetreibende, etc.) und sonstigen Freiberuflern und zwar unabhängig davon, ob Sie umsatzsteuerpflichtig sind oder nicht. Somit fallen in den Anwendungsbereich auch Vereine, Photovoltaikanlagenbetreiber und viele mehr.

Nachfolgend möchten wir Sie daher auf die wichtigsten Grundsätze hinweisen, die aufgrund der GoBD von Ihnen in der Praxis umzusetzen sind. Dabei möchten wir Sie jedoch ausdrücklich darauf hinweisen, dass wir mit diesem Newsletter nicht alle Änderungen sowie relevanten Themen behandeln können, die gegebenenfalls in Ihrem individuellen Einzelfall relevant sein könnten. Zudem ist es uns leider im Rahmen dieses Newsletters nur möglich, die folgenden Punkte oberflächlich vorzustellen. Wünschen Sie zu einzelnen Punkten genauere Informationen möchten wir Sie bitten, sich entsprechend mit uns in Verbindung zu setzen.

Die neuen GoBD schreiben eine zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Buchungen und Aufzeichnungen vor!
Nach den GoBD sind unbare Geschäftsvorfälle (Kundenrechnungen, Bankbewegungen) innerhalb von 10 Tagen zu erfassen. Die Erfassung von Eingangsrechnungen soll innerhalb von 8 Tagen erfolgen. Dies bedeutet, dass sämtliche Belege in einem dem Betrieb angepassten Maße innerhalb des o. g. Zeitraums geordnet erfasst werden müssen. Um dies zu gewährleisten, könnten Sie entweder eine digitale Erfassung sämtlicher Buchungsbelege einführen oder Sie verwenden alternativ (wie bisher üblich) einen Monatsordner, in dem Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen sowie sämtliche Kontoauszüge unmittelbar nach Eingang abgeheftet werden. Zudem ist es ratsam die Buchungsbelege mit Eingangstempeln und eventuellen Bearbeitungsvermerken wie z. B. „ geprüft“ oder „gezahlt“ zu versehen. Nicht ordnungsgemäß in diesem Sinne ist daher eine unsortierte Belegablage in einem Karton, offenen Hüllen oder nicht chronologisch sortierten Ordnern. Es ist daher davon auszugehen, dass im Rahmen von Betriebsprüfungen oder einer Umsatzsteuernachschau gezielt Betriebe aufgesucht werden, um den oben erläuterten Sachverhalt zu prüfen. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Kassenführung bleiben unverändert. Wie bisher gilt also, dass Barkassen kalendertäglich und fortlaufend zu führen sind.

Wir als Steuerberater müssen sodann diese sortierten Belege eines Monats vollständig und zwingend bis zum Ende des darauffolgenden Monats buchen und festschreiben, spätestens allerdings bis zum Termin zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung. Festschreiben bedeutet, dass die Buchungen in unserem System nach diesem Termin nicht mehr veränderbar sind.

Unveränderbarkeit!
Grundsätzlich müssen alle Aufzeichnungen mit Belegcharakter (z. B. Eingangs- und Ausgangsbücher) laut den neuen Regelungen mit dem Zeitpunkt ihrer Erfassung (egal, ob auf Papier oder in einem IT-System) unveränderbar sein. Das gilt auch für Vorsysteme (z. B. Material- und Warenwirtschaftssysteme). Bestimmte Formate (Office) und Aufbewahrungsformen (Dateisystem) erfüllen ohne weitere Maßnahmen diese Ordnungsmäßigkeitsanforderungen nicht und werden im BMF-Schreiben als problematisch angesehen. Daher sind ergänzende Maßnahmen, wie eine Verfahrensdokumentation, Maßnahmen zum Zugriffsschutz oder Regeln zur Archivierung/Sicherung für diese Formate unentbehrlich. Auch die Umwandlung und ergänzende Aufbewahrung mit Datum der Umwandlung in weniger leicht änderbare Formate (z. B. PDF) kann die Beweiskraft nachhaltig erhöhen.

Aufbewahrung von Unterlagen zu Geschäftsvorfällen und die Aufbewahrung der elektronischen Daten!
Grundsätzlich sind auch alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der Besteuerung von Bedeutung sind (Einzelaufzeichnungen, Stammdaten aus Vor- und Nachsystemen). Dazu zählen neben Unterlagen in Papierform auch alle im Unternehmen entstandenen oder dort in digitaler Form eingegangenen Daten (elektronische Rechnungen). Nicht aufbewahrungspflichtig sind z. B. reine Entwürfe von Handels- oder Geschäftsbriefen, sofern diese tatsächlich nicht abgesandt wurden. Eine Aufbewahrung dieser Daten nur in gedruckter Form ist nicht zulässig. Die Aufbewahrungspflicht gilt nicht nur für Daten der Finanzbuchführung, sondern auch für alle Einzelaufzeichnungen und Stammdaten mit steuerlicher Relevanz aus den Vor- und Nebensystemen der Finanzbuchführung. Die gemäß GoBD erforderlichen Daten dürfen Sie nur dann auch auf einem Datenträger aufbewahren, wenn sichergestellt ist, dass die Wiedergabe jederzeit möglich oder die Daten jederzeit lesbar gemacht und ausgewertet werden können. Im Falle eines Umstiegs auf andere Datensysteme muss dies ebenso für das in der Vergangenheit genutzte Datensystem sichergestellt werden.

Fazit
Zum großen Bedauern der steuerberatenden Berufe tragen die GoBD ganz erheblich zu einem noch größeren Verwaltungsaufwand bei. Obwohl die Finanzbehörden bisher keine konkreten und klaren Vorgaben zur Erfüllung der GoBD geben, werden die Risiken der Nichteinhaltung ausschließlich auf den Steuerpflichtigen verlagert. Die Bewertung dieser Risiken ist aktuell nicht möglich. Ob, und wenn ja wie konsequent die Betriebsprüfer hinsichtlich der GoBD vorgehen, ist zum heutigen Stand nicht einschätzbar. Da aber in Nordrhein-Westfalen bereits jetzt Prüfer gezielt auf den Datenzugriff auf vorgelagerte Systeme vorbereitet werden, ist davon auszugehen, dass die Finanzverwaltung den Fokus der Betriebsprüfung verstärkt auf die vorgelagerten Systeme lenken wird und durch die GoBD der Startschuss zu einer intensiven Prüfung der formalen Ordnungsmäßigkeit dieser Systeme gegeben wurde.

Wir hoffen, dass wir Ihnen einen kurzen Überblick vermitteln konnten, möchten aber darauf aufmerksam machen, dass die GoBD sehr viel umfassender sind als wir in diesem Newsletter deutlich machen können. Zudem ist es schwierig zu beurteilen, wie in naher Zukunft diverse Sachverhalte tatsächlich seitens der Finanzverwaltung umgesetzt werden sollen/müssen. Wir werden Sie hierüber auf dem Laufenden halten.

Abschließend möchten wie Sie darauf hinweisen, dass wir Ihnen ein Muster zur Verfahrensdokumentation zur Belegablage sowie eine Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege im unseren Downloadbereich zur Verfügung stellen. Darüber hinaus möchten wie Sie bitten, sich und Ihre Angestellten mit den GoBD vertraut zu machen. Bei Rückfragen stehen wir Ihnen wie üblich gerne zur Rücksprache zur Verfügung.

Musterverfahrensdokumentation zur Belegablage.pdf
Musterverfahrensdokumentation zur Belegablage.pdf

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